Kun asiakkuuksia on paljon, ja niitä tekee useampi henkilö, on luonnollista, että tarvitaan tilannetsekkauksia ja viestintää. Yksi tapa siirtää tietoa on tiimin sisäinen, joka perjantainen asiakasweekly.
Projektinhallintaa tehdään viikon aikana
Pitkin viikkoa käytämme viestintään pitkälti Wrike-projektinhallintatyökalua, mutta nopeampaa reaktiota vaativat asiat viestitään Slackissa tai tartutaan puhelimeen. Projektinhallinnasta olemme kertoneet aiemmissa blogeissamme Tiimin sisäinen kommunikaatio Aboadissa ja Laadukas projektinhallinta on tärkeä osa onnistunutta markkinointia.
Asiakasweeklyyn kokoonnutaan joka perjantai
Joka perjantai tiimimme kokoontuu firman sisäiseen asiakasweeklyyn. Koska toimimme täysin etänä, myös tämä tapahtuu etänä. Paikalle tullaan hyvin valmistautuneena, jotta homma sujuu jouhevasti ja ajankäyttö on tehokasta.
Ennen palaveria
Kukin tiimiiläinen käy läpi hänen vastuullaan olevat mainoskampanjat ja päivittää niiden statukset lean-silmukkaan. Lisäksi kukin täyttää asiakaskohtaiselle Wriken Weekly-kortille edellisenä päivänä seuraavat asiat:
Mitä tehty viime kerrasta
- Listataan tehdyt asiat ja kerrotaan niistä muille oleelliset asiat, jos nostoja on.
Analyysia ja huomioita, jotka auttavat muita
- Tuodaan esiin asioita, jotka ovat viikon aikana tulleet vastaan, ja jotka muidenkin on syytä tietää.
Mihin kehitys on menossa
- Tuodaan tiedoksi esim. nostoja analytiikasta ja muita ajankohtaisia huomionarvoisia asioita.
- Pohditaan seuraavia siirtoja ja mahdollisia kehitystarpeita näiden pohjalta.
Budjetit
- Tarkistetaan mediabudjetin ja työbudjetin kulutus ja tarve.
Mitä seuraavaksi tehdään
- Listataan, mitä asioita itsellä on työlistalla tulevalla viikolla ja tarvitaanko niissä muiden apua.
Palaverin aikana
Käymme läpi kustakin asiakkuudesta Wriken weekly-kortille kirjatut asiat. Tarvittaessa ideoidaan ja sparrataan asioita yhdessä. Palaverissa käsitellään kuitenkin asiat tehokkaasti edeten, ja jos joku asia kaipaa syvempää käsittelyä, tämä hoidetaan asianosaisten välillä weeklyn ulkopuolella.
Niissä asiakkuuksissa, joissa tekemistä on vähemmän, ei erillistä korttia välttämättä tarvita, vaan käymme vain lyhyesti läpi esim. muutokset asiakkuudessa.
Kaikkien asiakkuuksien osalta käydään läpi myös kampanjoiden ja testauksen tilanne lean-silmukan avulla.
Palaveri myös nauhoitetaan, jolloin asioihin on tarvittaessa helppo palata ja poissa oleva tiimiläinen voi nauhoituksen kuuntelemalla pysyä kärryillä tekemisistä ja tilanteesta.
Palaverin jälkeen
Weekly-korttien perusteella asiakasvastaavat täyttävät asiakkaan kanssa käytävän weeklyn materiaalin valmiiksi alkuviikon palavereja varten. Tärkeimmät tekemiset ja nostot sisäisestä asiakasweeklystä tiivistetään asiakkaalle jaettuun tiedostoon. Tämä on helppo tehdä, kun tiedot löytyvät selvästi samasta paikasta.
Käytännön hyödyt
Kiinteä kalenterivaraus tekee aikataulutuksen ja priorisoinnin helpoksi. Tällä järjestelyllä koko tiimi on paikalla ja tietää pääpiirteittäin, mitä on tehty, missä mennään ja mitä on tulossa kussakin asiakkuudessa.
Asiat pysyvät jämptisti dokumentoituna ja niihin voi palata myös myöhemmin. Myös raportointi asiakkaalle on helppoa ja läpinäkyvää.
Kun kaikki ovat weeklyn jälkeen valmiiksi samaan aikaan paikalla, hyödynnämme tämän myös oman firman sisäiseen kehitykseen jatkamalla asiakasweeklysta Show ’n tell -osuuteen. Siellä nostellaan muillekin tiimiläisille tietoon uusia käytänteitä, testattuja uusia palveluita ja opittuja asioita, tai tuodaan terveisiä esim. koulutuksesta.
Jos haluat jutella markkinoinnin yhteistyöstä MaaSin keinoin, varaa aika tiiville 15 min keskustelulle ja katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa sinun yritystäsi.