Työskentelyn siirryttyä täysin tai osittain etänä toteutettavaksi on erityisesti palaverien rakenne ja dynamiikka muuttunut. Vaikka käytännössä palaverin sisältö saataisiinkin välitettyä osallistujille etänä, on muutamia kulmakiviä, jotka kannattaa tarkistaa sujuvan palaverin turvaamiseksi. On siis hyvä asettaa yrityskohtaisesti säännöt kokouskäytännöille, jotta toimintatavat ovat yhtenäiset ja yllätyksiä ei tule.
1. Ennen palaveria
Mieti tarkkaan kenelle palaveri on tarpeellinen. Liian suuri osallistujamäärä kankeuttaa etäpalaverin toteutusta. Liitä myös kalenterikutsuun palaverin agenda ja mahdollinen ennakkomateriaali ja pyri arvioimaan palaverin kesto mahdollisimmat tarkkaan kutsuja lähettäessä. Näin osallistujat osaavat valmistautua palaveriin ennakkoon.
2. Palaverin aikana
Perusasiat on hyvä olla kunnossa niin etä- kuin lähipalavereissa. Ole siis ajoissa paikalla ja varmista etäpalavereissa riittävän hyvä nettiyhteys, jotta yhteys ei katkeile kesken palaverin ja häiritse kokouksen kulkua. Pyri myös osallistumaan aina palavereihin tietokoneelta, jotta kokouksessa jaettavat materiaalit ovat tarkasteltavissa tarpeeksi isolta ruudulta. Esimerkiksi näytönjaossa puhelimen näytöltä on vaikea tihrustaa ja lukea tekstejä, mikä asettaa omat haasteensa palaveriin osallistumiseen aktiivisesti.
Palaverin alussa on hyvä käydä yhdessä vielä uudestaan läpi palaverin sisältö ja tavoite. Näin palaverin kulku on varmasti kaikille selvä ja jokainen ymmärtää roolinsa palaverin tavoitteen täyttymiseksi. Varsinkin isompien palaverien kohdalla on hyvä pitää mikrofoni hiljennettynä, jotta taustaäänet eivät häiritse palaverin kulkua.
Kuten perinteisissä palavereissa on pidemmissä etäpalavereissakin hyvä pitää pieniä taukoja, jotta osallistujien keskittyminen säilyy ja aktiivisen ajan tehokkuus ei laske pohjamutiin.
Palaverin päätteeksi on hyvä vielä käydä yhdessä loppuyhteenveto palaverissa tehdyistä päätöksistä ja tulevaisuuden toimista. Näin varmistetaan se, että kaikki ovat samalla viivalla nykytilanteesta ja tulevaisuudessa vaadittavista töistä ja tietävät myös roolinsa niiden toteutuksessa.
3. Palaverin jälkeen
Jos palaverista on tehty muistiinpanoja, jaa ne yhteiseen paikkaan, josta kaikki palaveriin osallistuneet voivat käydä tarkistamassa ne palaverin päätyttyä. Jotta sähköpostin lähettelyiltä säästyttäisiin, on hyvä ajatus hyödyntää esimerkiksi Drive-kansiota tiedostojen säilytykseen ja tallentamiseen. Muista myös aikatauluttaa kokouksessa sinua koskevat asiat omaan kalenteriisi.
—
Tässä omat mietteeni kootusti ja tiivistetysti pääkohtiin käytännöistä, jotka ainakin omalla kohdallani pätevät palaverien tehostamiseen. Tapoja on monia ja kokouskäytännöt riippuvat paljon myös yrityskulttuurista, joten on hyvä laatia yhteiset säännöt yrityksen sisällä ja muokata sekä uudistaa niitä säännöllisin väliajoin. Tärkeää on kuitenkin se, että yhteiset pelisäännöt löytyvät, kaikki ovat niistä tietoisia ja niitä noudatetaan.
Lue lisää etätyöhön liittyviä artikkeleja:
Kokemukset ja opit hajautetun etätiimin toiminnasta >
Tiimin sisäinen kommunikaatio Aboadissa >