Kokemukset ja opit hajautetun etätiimin toiminnasta

Jokaisella meistä on todennäköisesti tähän mennessä kokemuksia siitä, miten toimitaan hajautettuna etäorganisaationa. Jos kuuntelee julkista keskustelua, kokemukset ovat monella turhauttavia, mutta moni on myös löytänyt arvoa siitä, että päivässä ei kulu kahta tuntia työmatkoihin ja kyseisen ajan voi käyttää vaikka läheisten kanssa. Toisaalta monella alkavat läheiset olemaan jo niin lähellä, että toimistolle ollaan menossa innosta kiljuen.

Aboadin tiimin kanssa toimimme pitkälti etänä jo ennen koronaa ja koronan vauhdittamana luovuimme toimistosta kokonaan – vapaaehtoisesti, viimein ja täysin. Tietoa siitä, miten se tehtiin löydät mm. näistä julkaisuista:

Tärkeimmät opit yhdessäolosta erillään

Ottamatta kantaa siihen, milloin maa ja maailma aukeaa tai virus talttuu, jos talttuu, on melko selvää, että jatkossa yrityksissä tulee olemaan käytössä usein jokin välimuoto nykytilasta ja aiemmasta järjestelystä. Täyttä takapakkia tuskin tulee, koska nykyisessä mallissa on hyötynsäkin.

Tässä oppeja siihen aikaan.

Älä pakota toimistolle

Maailman innovatiivisimmatkin firmat ovat todistaneet vanhakantaisen korporaatiokankeuden ilmoittaessaan, että työntekijöiden on pakko olla toimistolla esimerkiksi kolme päivää viikossa.

On aivan turhaa pakottaa ihmisiä ilman oikeaa syytä tällaiseen. Jotkin asiat toki kannattaa hoitaa samassa tilassa ja ihmiset haluavat käydä kohtaamassa kollegojaan, mutta pakottamisesta jää kaikille paha maku suuhun. Kyllä työntekijät sieltä omaehtoisesti tulevat. Jos neliöiden tyhjäkäynti ahdistaa, hommatkaa pienempi toimisto.

Maksimoi kontaktipisteiden määrä

Olipa kyseessä sitten online tai offline, monikaan ei innostu ajatellessaan monen tunnin palavereja. Pyri tekemään kontakteista sisäisesti ja ulkoisesti lyhyempiä ja lisää kohtaamiskertoja. Hyödynnä myös monipuolisesti eri välineitä. Aina ei tarvitse varata Teamsiä ja harmitella, kun ei voi vain käydä kollegan toimistossa kysymässä jotain. Soita.

Hyödynnä multimediaa ja dokumentoi

Kun ihmiset toimivat entistä enemmän sekä etänä että lähikontaktissa, tulee monimuotoista dokumentointia hyödyntämällä varmistaa, että tiedonkulku ei katkeile.

Jokaisesta palaverista ei kuitenkaan tarvitse tehdä memoa, aina ei tarvita palaveria ja joskus sähköpostiakaan ei tarvita. Palaverin voi dokumentoida helposti tekemällä muille muistiinpanot nauhoittamalla ja jakamalla ne, tai voit esitellä jonkin idean videotiivistelmänä ja näin valmistella ihmisiä vaikkapa seuraavaan kohtaamiseen.

Tällaisia ei-synkronoidusti läpikäytäviä materiaaleja voi sitten jokainen käydä läpi vaikkapa lenkillä tai milloin ikinä haluaa.

Tinkaa palavereista

Minulla on paljon palavereja viikossa, mutta olen vähän palavereissa. Tämä johtuu siitä, että olen usein tinkimässä palaverien pituudesta. Jos joku haluaa myyntipalaverin tunniksi, tarjoan varttia. Jos ehdotan itse palaveria, arvioin tarvittavan ajan mieluummin lyhyemmästä päästä (15 min) kuin pidemmästä (1 h). Parkinsonin laki jyllää valitettavan vahvana tässä, jolloin työ täyttää sille annetun ajan.

Ala itsekin basaarikauppiaaksi ja lähde tinkaamaan palavereista. Siten saatat löytää pian kalenterista paljon palavereja ja paljon tyhjää, jota hyödyntää keskittymistä vaativaan työhön.

Tarjoa unbound office / work from anywhere -ratkaisut

Meillä ei ole toimistoa, vaan kasa rahaa on varattu käytettäväksi sitä varten, että itse kukin saa toimiston mihin vain. Vaikka teillä on toimisto, tarjoa kuitenkin mahdollisuus ja resursseja työskennellä mistä vain, ei vain kotoa tai toimistolta. Näin mahdollistat, että ihmiset voivat työskennellä siellä, missä kulloinkin on parasta.

Usein modernina organisaation johtamisena koetaan se, että annetaan ihmisten itse tehdä päätöksiä ja tarjotaan heille mahdollisuus toteuttaa niitä. Tästä kannattaa kerätä moderniuspisteet helposti talteen.

Anna ihmisten käyttää tai olla käyttämättä kameraa tapaamisissa

Kamera päällä vai pois päältä palavereissa? Ihan sama!

Löytyy tutkimuksia, jotka vahvistavat ajattelua viestinnän olemisesta luonnollisempaa, kun henkilön näkee toisen. Toisaalta samaan aikaan on julkaistu tutkimuksia mm. Zoom-dysmorfiasta ja ihmisten kärsimästä ahdistuksesta, kun kamera on päällä ja sen tuomista paineista. Nopeasti ajatellen siis kameran päällä pitäminen hyödyntää vastaanottajaa, mutta ei toista osapuolta ja olemme jokainen jokaisessa kohtaamisessa molempia.

Jälleen kerran palaamme päätelmään, joka on paras neuvo usein asiantuntijatyötä johtaessa: anna ihmisten tehdä itse päätöksiä, joihin heillä on enemmän kuin riittävät rahkeet.

Hybridipalaverit ovat huonoja

Huonoja, epätasa-arvoisia hetkiä ihmisten kesken, jolloin joku aina opettelee käyttämään ATK:ta. Kamalia.

Tee fyysisistä tapaamisista sosiaalisia tarpeita täyttäviä

Meillä on hajautettu etäorganisaatio ja saatan joskus vaikuttaa muita vaihtoehtoja kritisoivalta. Tämä ei kuitenkaan ole tarkoitus. Pidän erittäin paljon ihmisten kohtaamisesta ja sosiaalisesta kanssakäymisestä. Se on ihmiskuntamme hienous. Mistä en pidä, on se, että pendelöin tunnin suuntaansa käydäkseni tunnin palaverissa, joka olisi voinut olla 30 minuutin etä, eikä kolmen tunnin kokonaisuus.

Työn tekemiseen tarvitaan asiantuntijatyössä harvoin fyysisiä kohtaamisia. Asiakkaiden ja kollegoiden kanssa kohtaamiset ovat kuitenkin tärkeitä, koska ne täyttävät sosiaalista tarvetta. Tästä syystä tapaammekin tiimin kanssa pitkälti työasioiden ulkopuolella ja samoin asiakkaiden kanssa.

Samassa tilassa ei tarvitse olla työnteon vuoksi, vaan sosiaalisen kanssakäymisen.

Kysy: “Onko tässä mitään järkeä?”

Kun päätin, että luovumme toimiston vuokraamisesta, painin pitkään sen kanssa, miten kullekin järjestetään toimistoasiat. Kysyin itseltäni, onko mitään järkeä yrittää järjestää asiat muiden puolesta. Tajusin, että ei ole minun asiani kertoa vastuullisille aikuisille, miten heidän on paras toimia ja tehdä työnsä. Tästä syystä nyt on mahdollistettu, että jokainen voi itse tehdä päätöksiä ja toki niiden teossa rohkaistaan.

Kysy sinäkin aika ajoin, onko tekemisessä mitään järkeä, ja jos ei ole, tee muutoksia niin, että on.

Kirjoittaja

Chief Executive Officer

Juha on se, jolle soitetaan, kun on aika luoda asiakaslähtöistä ja modernia digitaalista markkinointia. Markkinoinnin konseptointi, digitaalinen markkinointi ja mittaus kuuluvat tämän herran erityisosaamiseen.