Tiimin sisäinen kommunikaatio Aboadissa

Sosiaalisen tuen vähentyminen ja vähäinen kommunikaatio ovat etätyön haasteita. Etätyö ei ehkä sovi kaikille, mutta Aboadin tiimissä kaikki ovat valinneet tämän vaihtoehdon tietoisesti ja arvostavat sen tuomia mahdollisuuksia. Tämä auttaa osaltaan siinä, että etätyö toimii ja asenne siihen on myönteinen.

Aboadissa on tehty paljon etätöitä jo ennen koronapandemiaa. Näin ollen rakenteet ja toimivat käytänteet etäilyyn oli jo luotu aiemmin. Luopuminen toimistosta varmisteli  sen, että etätyöt ovat tulleet jäädäkseen.

Itse olen tullut tiimiin hiljattain ja katson käytänteitä tuorein silmin. Miten siis toimii kokonaan etänä toimivan tiimin kommunikaatio?

Miten tehdään onnistunutta kommunikaatiota etänä?

Monissa työpaikoissa etätyöpäiviin on sisällytetty sellaisia töitä, joita tehdään itsekseen ja rauhassa. Koska meillä etätyö on joka päivä ja jatkuvasti, pitää huomioida, että kaikki asiat on koko ajan pystyttävät hoitamaan näin. Tähän on muotoutunut varsin toimiva konsepti:

Käytössä olevat työvälineet

Palaverit  tiimin sisällä pidetään yleensä Zoomilla.  Toisinaan palaverit myös nauhoitetaan, jotta mahdollisesti poissaoleva tiimiläinen voi kuunnella, mistä palaverissa on puhuttu, eikä asioita tarvitse erikseen kerrata.  Palaverin kalenterikutsuun liitetty agenda ja muut tarvittavat tiedot tai ennakkotehtävät auttavat osaltaan kommunikaation onnistumista.

Projekteihin ja asiakastyöhön  liittyvät asiat hoidetaan pääosin käyttämällä Kanbania ja Ganttia: Käytössä on projektinhallintaohjelma Wrike.  Wrikeen kirjattu tieto voi hyödyttää myös niitä, jotka eivät varsinaisesti ole keskusteluun osallisia.

Henkilöiden väliseen yleiseen kommunikaatioon on käytössä Slack. Lisäksi yhteisillä kanavilla käydään koko tiimin välistä keskustelua, joka ei suoraan liity projekteihin.

Omien työtehtävien  järjestelyyn ja priorisointiin on käytössä Todoist.  Tarvittaessa Todoistissa voi myös luoda ja osoittaa tehtävän jollekin muulle tiimissä.

Google Drive sisältää paljon dokumentaatiota ja jaettua tietoa. Sitä pitää vain muistaa etsiä ja jaksaa tuottaa aina tarpeen ilmaantuessa ja mielellään jo sitä ennen.

Miten ja milloin kommunikoimme työasioita?

Päivittäin emme välttämättä koko porukalla kommunikoi, mutta joka aamu jaamme toisillemme Slackissa kuvan Todoistin päivän työlistasta. Tästä voi tarvittaessa katsoa, mitä työkavereiden päivään kuuluu. Tämä järjestely antaa vapauden siihen, että kukin voi aloitella työpäivää omassa tahdissaan ja emme ole sidottuja palaverin vaatimaan yhteiseen aikatauluun. Joka päivälle on myös kalenterissa merkintä yhteisille kahvitauoille Zoomissa.

Viikoittain joka maanantainen tiimipalaveri aloittaa työviikon. Käymme läpi alkavan viikon tavoitteet (jokainen määrittää viikolle kolme tärkeintä maalia), asiakastyötilanteen, tehtävät, joissa tarvitsemme toistemme apua ja muut tärkeät viikkoon liittyvät asiat.  Samalla katsotaan myös viime viikon talouden kehitys, myynnin tilanne ja omien tavoitteiden.  Käytännössä tämä tapahtuu Zoomissa jutustelemalla niin, että samanaikaisesti kukin jakaa nähtäville viikkosuunnitelmansa Slackissa.

Perjantaisin osallistumme kaikki myös yhteiseen Asiakasweeklyyn, jossa käymme läpi asiakkuuksien tilanteet ja kehityksen. Tarvittaessa käymme läpi muitakin asioita tai meillä on yhteistä koulutusta. Palaverissa käymme aina läpi myös lean-silmukan asiat. Lean-silmukasta voit lukea lisää täältä tai opiskella aihetta tilaamalla lean-markkinoinnin webinaarin.

Kuukausittain pidetään kuukausipalaveri koko porukalla ja käydään läpi firman sisäisiä asioita ja mm. työhyvinvointikyselyn tulokset. Tämän lisäksi kuukausittain on kullekin myös henkilökohtainen tavoitteidenseurantapalaveri.  Tavoitemalli noudattelee löyhästi OKR:ää (Objectives and Key Results).

Tarvittaessa sisäiseen viestintään käytetään myös puhelinta, kun siltä tuntuu tai tilanne sitä vaatii. Myös sähköposti toimii, mutta sen käyttö sisäisessä viestinnässä on kielletty.

Onko kanssakäyminen etätöissä muuta kuin työasioiden selvittelyä?

No ei pelkästään näin.  Spontaanit hihastavedot ja rupattelut jäävät ehkä vähemmälle, mutta tavoitteena on ylläpitää myös muuta kommunikointia tiimin kesken.

Slackin “Muuten”-kanava on hyvä paikka piristää työkavereiden päivää hauskoilla jutuilla, kuvilla tai muuten vaan.

Kahvitauot on merkitty kalentereihin klo 10 ja klo 14. Mukaan tähän Zoom-tapaamiseen voi hypätä, jos vain omaan aikatauluun sopii.

Yhteisoleskelut on kuukausittain järjestetty yhteinen iltapäivä: Tilaamme syömistä ja juomista koteihin ja rupattelemme Zoomissa kuulumisia ja pelaamme pelejä porukalla. Tämä on varsin toimiva ratkaisu etäoleskeluun.

Voiko kommunikaatiota olla liian vähän?

Etätyössä kynnys kysyä mielipideasiaa tai jotain pientä neuvoa kasvaa. Tässä voi piillä riski, että tehdään asioita melko valmiiksi, ennen kuin ne oikolukee tai hyväksyy joku toinen. Tässä on se mahdollisuus, että työ lähtee “väärään suuntaan”, jos kysymyksiä ei kysytä työnteon aikana ja saada keskeneräisestä työstä palautetta työkaverilta. Toisaalta, tarvittaessa kysyminen on helppoa vaikkapa Slack-viestin välityksellä. Etätyö vaatii tekijältään asennetta olla itseohjautuva ja varautua siihen, että vastausta työkaverilta joutuu joskus odottamaan hetkisen. Varsinkin, jos unohtaa tägätä @työkaverin keskusteluun.

Kulkeeko tieto?

Useimmin kyllä. Useamman kommunikaatiokanavan käyttäminen voi kuitenkin aiheuttaa sen, että tietoa joutuu joskus hetken etsimään ja on olemassa riski siihen, että jokin asia unohtuu. Jotta tämä vältettäisiin ja pysyisimme järjissämme tietotulvassa, ovat seuraavat pelisäännöt kanavien käytöstä tärkeät:

  • Ei sisäistä sähköpostia
  • Ei projektinhallintaa Slackissä
  • Keskustelut käydään mieluiten kanavilla kaikkien nähtävillä, jos niistä on muille hyötyä
  • Wrikessa on vain projektien asioita

Olen itse sitä mieltä, että etäviestinnässä tulee ehkä jopa paremmin merkittyä asiat muistiin ja tehtäväksi, kuin silloin, kun asiosta keskusteltaisiin kasvotusten.

Miten sisäisen kommunikoinnin onnistumista mitataan ?

Viikoittain kaikki tiimiläiset työhyvinvointikyselyn, jossa pisteytetään myös kommunikaatio muiden kanssa. Tulosten perusteella tiimimme on tyytyväinen kommunikaation toimimiseen. Lisäksi tässä kohtaa kysytään viikoittain avointa palautetta siitä, miten kommunikaatiota voisi parantaa ja tulokset käydään läpi kuukausipalaverissa ja niistä keskustellaan.

Pienetkin asiat vaikuttavat

Kukin tiimissä voi tehdä osansa hyvän etätyöilmapiirin hyväksi. Kunkin tiimiläisen vastuulla on kohdallaan miettiä, miten pystyy itse tukemaan työkavereita, parantamaan tiimihenkeä ja vähentämään väärinymmärryksiä sekä olemaan toisten luottamuksen arvoinen. Kehujen lisäksi myös rakentavaa palautetta on toki tarvittaessa syytä antaa, kunhan vältetään valittamista ja keksitään asioihin ja ongelmiin järkeviä ratkaisuja. Pienenkin tiedon ja vinkkien jakaminen muille on suotavaa ja tavoitteena tiimissämme onkin omalta osaltaan tehdä muiden työ mahdollisimman helpoksi. On osaltaan oltava tavoitettavissa ja valmiina auttamaan, vaikka etätöissä ollaankin.

Äänensävyt ja ilmeet puuttuvat kirjoitetusta tekstistä

Koska läheskään kaikki etäkommunikaatio ei tapahdu puhuen ja varsinkaan kameran välityksellä, tämä voi aiheuttaa ongelmia asioiden tulkinnassa. Pään nyökyttely tai hymy eivät näy tekstissä tai puhelimessa, eli asioita pitää muistaa myös sanoa ääneen. Ja onneksi on olemassa myös hymiöitä. 🙂

Kuten kaikessa kommunikaatiossa, oma esimerkki ja fiilis tarttuvat myös etäkommunikaatiossa. Iloinen tervehdys ja sanat “Kiitos”, “Anteeksi”, “Wau” ja “Hyvin tehty” piristävät myös etätyöläisen päivää!

Kirjoittaja

[email protected]