Tehosta ajanhallintaasi näillä tekniikoilla!

Tuntuuko sinusta joskus työpäivän jälkeen, että päivä on kulunut häslätessä ja stressistä tai “kiireestä” huolimatta työt eivät ole edenneet niin paljon kuin olisit toivonut? Varsinkin etätöissä olen itse kokenut tämän ilmiön usein. Siksi päätin testata kolmea eri ajanhallintamenetelmää ja toimintamallia, joilla tehostaisin etätyöskentelyäni. Nämä kolme menetelmää ovat Pomodoro, Eisenhowerin matriisi sekä 1-3-5 sääntö. Pyrin testaamaan kutakin menetelmää viikon, jotta saisin kokonaisvaltaisen kuvan mallin soveltuvuudesta työhöni.

Pomodoro

Pomodoron ideana on työskennellä 25 minuutin ajan tehokkaasti, jonka jälkeen aivot saavat viiden minuutin lepohetken. Neljän tehokkaan setin jälkeen on luvassa pidempi tauko, noin 20 minuuttia, jonka tarkoituksena on antaa aivojen sulatella opittua ja irtaantua hieman pidemmäksi aikaa töistä. Pomodorossa pyritään löytämään optimaalinen keskittymisen ja tuottavuuden taso, jolloin työt etenevät ja suuremmalta stressiltä ja uupumukselta voidaan välttyä.

Näin Pomodoro toimii:

  1. Valitse tehtävä
  2. Aseta ajastin 25 minuuttiin (esimerkiksi  https://tomato-timer.com/ tai puhelimen ajastin)
  3. Keskity tehtävään 25 minuutin ajan
    Vinkki! Jos saat idean liittyen johonkin toiseen tehtävään, kirjoita se ylös, jotta voit palata siihen ajan päätyttyä.
  4. Ajan päätyttyä kirjaa tehty työ ylös.
    Voit käyttää joko tukkimiehen kirjanpitoa, jos haluat vain pysyä laskuissa settien lukumäärästä, tai lisäksi kirjoittaa ylös suorittamasi työ.
  5. Pidä 5 minuutin tauko.
    Tee tässä välissä jotain aivan muuta! Juo kahvia, venyttele, kuuntele musiikkia… You name it!

Kun neljä pomodoroa on tehty, pidä 20-30 minuutin tauko ja anna aivoillesi aikaa sulatella opittua.

Pomodoro on mielestäni sopiva projektiluontoiseen tekemiseen, jolloin voit pilkkoa suuremman projektin pienemmiksi palasiksi. Tekniikka ei siis niinkään, ainakaan itselläni, toiminut päivittäisten pienten töiden teossa, kuten sähköpostien lukemisessa. Pomodoroa voi hyödyntää myös opiskelussa tai vapaa-ajalla projektien tehostamiseksi.

Työn tehokkuuden parantamisen lisäksi ajanhallintatekniikkana Pomodoro harjoittaa myös keskittymiskykyä. 25 minuutin aikana on melko helppoa työskennellä intensiivisesti, joskin ihmisestä ja tehtävästä riippuen aika saattaa tuntua joko pitkältä tai loppua täysin kesken, kun sopivan flow-tilan on saanut päälle.

Negatiivisina puolina mainittakoon juurikin keskeytyneen flow-tilan lisäksi se, että ainakin itselläni jotkin setit menivät hieman kellon kyttäämisen puolelle, jos aikaa oli enemmän kuin tarpeeksi tehtävän suorittamiselle. Vastaavasti joskus tehtävä meni kiirehtimisen puolelle. Uskon kuitenkin, että pidempiaikaisella testauksella tottuu ns. luottamaan kelloon ja tunnistamaan itselleen parhaat rutiinit.

Kaiken kaikkiaan tekniikkaa käytettyäni päivän jälkeen oli onnistunut ja aikaansaanut fiilis.

Eisenhowerin matriisi – Ajanhallinnan nelikenttämalli

Eisenhowerin matriisi perustuu töiden priorisointiin niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella.

Matriisi on nelikenttäinen, johon vasemmalle puolelle merkitään kiireelliset työt ja oikealle kiireettömät. Sitä vastoin matriisin yläosaan kirjoitetaan omien tavoitteiden kannalta tärkeät työt ja alas vähemmän tärkeät.

“Tärkeät-kiireelliset” ovat tehtäviä, jotka ilmestyvät todo-listallesi nopeasti ja jotka on myös hoidettava yleensä ripeästi alta pois. Varaa päivittäin aikaa juuri näille tehtäville, jotta ne eivät jää roikkumaan listalle. Jos mahdollista, älä myöskään kuluta kokoa päivääsi näiden tehtävien hoitamiseen. Muutoin työpäivän jälkeen saatat tuntea, että päivä meni ohi häslätessä, muttet kuitenkaan päässyt yhtään lähemmäs omia tavoitteitasi töissä.

“Tärkeät-ei kiireelliset” tehtävät vievät sinua eniten kohti omia tavoitteitasi. Tällaiset työt ovat yleensä isompia kokonaisuuksia, jotka kannattaa pilkkoa pienempiin osiin ja varata näiden hoitamiseksi aikaa kalenteristasi. Nimensä mukaisesti tehtävät eivät ole kiireellisimpiä hoitaa pois todo-listalta, mutta tärkeytensä vuoksi niihin kannattaa uhrata tunti jos toinenkin.

“Epäoleelliset-kiireelliset” kuormittavat ja lisäävät stressia kiireellisyytensä vuoksi. Jos kuitenkin mahdollista, delegoi nämä tehtävät mahdollisesti työkavereillesi, joiden kalenterista löytyy enemmän tilaa. Voit myös niputtaa tällaiset tehtävät yhdeksi palloksi, jonka hoidat päivittäin kerralla pois alta. Näin vältyt siltä, että tärkeimpien töiden välissä poukkoilet hoitamaan tämän tyyppisiä asioita, jotka vain rikkovat keskittymistäsi ja työrytmiä tärkeimmiltä tehtäviltä.

“Epäoleelliset-ei kiireelliset” tehtävät ovat yleensä niitä, jotka kannattaa hoitaa silloin, kun kalenteri muutoin ammottaa tyhjyyttään. Näiden aikataulu ei ole kiireellinen ja tehtävät eivät suoranaisesti vie sinua tavoitteitasi kohti, joten kerää näitä erilliselle listalle odottamaan parempia aikoja.

“Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää” Dwight D. Eisenhower

Vaikka koen, että olenkin käyttänyt jonkinlaista omaa Eisenhowerin matriisia päässäni töitä lajitellessa, konkreettinen matriisi antoi minulle selkeämmän ja visuaalisen lähestymistavan lähteä toteuttamaan esimerkiksi viikon töitäni. Matriisi soveltuu mielestäni isompiin kokonaisuuksiin, kuten esimerkiksi työtehtävien suunnitteluun viikkotasolla, ja sen rinnalla voi hyödyntää todo-listaa päiväkohtaisesti.

Alkuperäisessä matriisissa kehotetaan myös delegoimaan epäoleelliset-kiireelliset tehtävät, mutta aina tämä ei ole kuitenkaan mahdollista. Sen takia sovelsin hieman matriisia ja lisäsin tehtävien niputuksen vaihtoehdoksi delegoimisen rinnalle.

1-3-5-sääntö

1-3-5 sääntö auttaa päivittäisessä tehtävien priorisoinnissa. Pääajatuksena mallissa on, että valitset 1 suuren, 3 keskikokoista ja 5 pientä hommaa työpäivälle. Näin tehtävämäärä pysyy hallittuna ja positiivinen fiilis säilyy työpäivästä toiseen, kun tehtäviä ei tarvitse laahata mukana to do-listalla päivästä toiseen.

Omalla kohdalla suuren, keskikokoisen ja pienen tehtävän määrittely oli hieman vaikeaa. Lisäksi jokainen päivä on erilainen, ja tehtäviä saattaa ilmestyä päivän mittaan, jolloin koin tämän mallin hieman vaikeaksi soveltaa työhöni. Itse ainakin tiedostan kahmivani töitä samalle päivälle ja sitten päivän aikana siirtäväni niitä seuraavalle, kun aika ei meinaa riittää päivässä. Tämä saa aikaan tunteen, ettei saavuttanut päivän tavoitteitaan, kun siirsi hommia tulevaan. Todellisuudessa työasioita oli vain aikatauluttanut turhan paljon yhdelle päivälle.

Ajatuksen tasolla malli auttoi minua ajoittamaan päivälle sopivan määrän töitä, jolloin tehtävien siirtely seuraaville päiville väheni. Tämä nosti aikaansaamisen fiilistä, mutta koen kuitenkin, että malli on enemmän ajattelua muokkaava, jonka avulla voi hahmottaa työmäärän päivää kohti. Pidemmässä juoksussa malli alkaa varmasti toteuttamaan itse itseään huomaamatta päässäsi.

Yhteenveto

Eri malleja oli mielenkiintoista testata ja toiset osoittautuivat omalle kohdalle paremmiksi kuin toiset. Jonkin mallin jatkuva käyttö vaatii sitoutumista ja hieman vaivaa sen toteuttamiseksi, mutta esimerkiksi Pomodoroa tulen varmasti käyttämään gradu-urakkani keskellä.

Kokonaisuudessaan toimintamallit tehostivat etätyöskentelyäni ja lisäsivät onnistumisen fiiliksiä, kun työt oli selkeästi suunniteltu, priorisoitu ja aikataulutettu.

Oletko sinä koittanut kyseisiä tekniikoita työssäsi? Jos et, niin suosittelen ainakin antamaan mahdollisuuden eri tekniikoille esimerkiksi viikon ajaksi, jolloin huomaat soveltuuko tekniikka sinulle vai heivaatko sen roskikseen.

Kirjoittaja

Marketing Analyst

Jenna on Aboadin analytiikkataituri. Erityisesti numeerinen maailma kiehtoo häntä, on kyse sitten vapaa-aikana salilla nosteltavista painoista tai töissä pyöriteltävästä datasta.