Osaamisen ja tiedon jakaminen on kriittistä ja joskus monimutkaista. Se on aina myös prosessi, joka kehittyy ja muotoutuu yrityksen tarpeisiin. Myös Aboadilla osaamisen jakaminen on yhä kuumempi peruna, johon etsimme täydellistä ratkaisua jatkuvasti.
Jokaisella on omat mieltymyksensä, vaatimuksensa ja kykynsä tehdä ohjeita sekä dokumentaatiota. Jotkin tavat osaamisen jakamiseen sopivat paremmin yksille ja jotkin muut toisille, ja sen vuoksi onkin tärkeää suunnitella osaamisen jakamisen prosessi kaikille mahdollisimman sopivaksi.
Nopea tiedonvaihto pysyy taustalla
Kuten varmasti moni muukin yritys, myös Aboad on aloittanut yksinkertaisesti. Alkuvaiheessa osaamisen jakaminen oli chatissa kyselemistä ja vastaamista sekä puhelimitse asioista keskustelua. Tämä on toimintamalli, joka pysyy aina taustalla, sillä nopealle tiedonvaihdolle on aina tarvetta.
Ongelmaksi tässä mallissa ja tavassa muodostuu se, että keskustellut ratkaisut eivät tallennu järjestelmällisesti ja helposti myöhemmin löydettäväksi. Joissain tapauksissa ratkaisut ja ohjeet eivät tallennu lainkaan.
Kirjalliset ohjeet ovat hyvä lähtökohta
Seuraava askel prosessiin evoluutiossa on ollut kirjalliset ohjeistukset. Nämä ovat jollain tasolla olleet meillä käytössä tähän päivään asti. Edelleenkin suuri osa ohjeista löytyy kirjallisena, eikä hyviä paikkansapitäviä ohjeita olekaan syytä hävittää.
Kirjoitettujen ja kuvitettujen ohjeiden vahvuus on se, että niitä on helppo seurata samalla kun työstää kyseistä asiaa. Ne myös ovat yleensä varsin helposti järjesteltävissä. Suurin osa ihmisistä osaa kirjoittaa, joten ohjeiden avaaminen kirjalliseen muotoon on luonnollista.
Kirjallisia ohjeita olemme aiemmin käyttäneet myös asiakkaille asioita ohjeistaessamme. Niiden laatimiseen tämä formaatti sopii ainakin teoriassa hyvin, sillä suuri osa kommunikaatiosta tapahtuu sähköpostitse. On siis luonnollista käyttää samaa välinettä ohjeistustenkin toimittamiseen.
Tämän mallin ongelma on suuritöisyys. Kirjallisten ohjeiden laatiminen vaatii paljon aikaa, ja ohjeissa avatut työnkulut saattavat muuttua useinkin. Tämä johtaa helposti siihen, että ohjeistukset eivät ole ajan tasalla ja sen vuoksi niiden käyttö jää vähäiseksi.
Videomuotoiset ohjeet säästävät kaikkien aikaa
Osaamisen jakamisprosessin uusimmassa versiossa olemme siirtyneet nykyaikaan. Erilaisia tutoriaaleja ja muita ohjeistuksia olemme varmasti kaikki tottuneet seuraamaan esimerkiksi Youtubesta, Udemystä ja vastaavista. On siis hyvin johdonmukaista kokeilla videomuotoisten ohjeiden tekemistä myös yrityksen sisäisesti.
Oikean järjestelmän ja prosessin avulla video-ohjeiden tekeminen on nopeaa eikä vaadi juurikaan ylimääräistä aikaa tai edes valmistautumista. Ohjeen voi tehdä samalla kun työstää jotakin asiaa, nauhoittaen ja selittäen jokaisen vaiheen lyhyesti. Pitää muistaa, että tarkoitus ei ole tehdä ohjeita, jotka pätevät useita vuosia, vaikka joskus näin saattaakin käydä. Koska työnkulut ja työkalut muuttuvat jatkuvasti, on ohjeita joka tapauksessa päivitettävä aika ajoin. Sen vuoksi ohjeistusten tulee olla riittävän hyviä.
Teknisesti videomuotoisia ohjeita voi tehdä monella eri tavalla, ja mielestäni on kunkin omasta mieltymyksestä kiinni, millä tavalla niitä tekee. On kuitenkin pidettävä mielessä, että ehkä on syytä käyttää mahdollisimman vähän aikaa tekniikan kanssa painimiseen, vaikkapa käyttämällä jotakin maksullista ratkaisua, kuten Loomia.
Ohjeiden organisointi on myös erittäin tärkeää. Omien kokemusteni perusteella siihen kannattaa käyttää kunnolla aikaa. Ohjeet ovat melko hyödyttömiä, jos niitä ei löydä. Ja koska pystymme tuottamaan videoita todella nopealla tahdilla, niin niiden järjestely on ensisijaisen tärkeää.
Tässä vaiheessa ainoa kohtaamamme haaste on videoiden tekemisen ottaminen tavaksi. Se kuitenkin tullee ratkaistua ajan myötä. Sitoutuminen johonkin prosessiin vaatii luonnollisesti pienen pakottamisen, mutta tähän saakka olemme pitäneet videoiden tekemisestä sen verran enemmän kuin kirjallisten ohjeiden, että tämä toimintatapa on todennäköisesti tullut jäädäkseen.